¿Cómo gestionar reuniones efectivas?
 
El trabajo en equipo es una de las habilidades más importantes que trabajamos con los alumnos y demanda que seamos nosotros los primeros en saber utilizarla. Por eso, hoy les contamos cómo organizamos nuestras reuniones para garantizar que sean siempre productivas. 

Las máximas a seguir sí o sí son:
•Puntualidad: Si hay un margen de tolerancia debe ser respetado y conocido por todos.
•Duración máxima: Si se dice que va a durar una hora, a la hora se termina y se reprograma lo que haya quedado pendiente.
•Agenda con tiempos estipulados: Para cada encuentro debe haber una lista de temas conocida por todos de antemano. Si hay cuestiones a discutir o definir, deben asignarles tiempos y cumplirlos. Es clave dar lugar a que todos propongan temas y ordenarlos en función de urgencia así se trata sí o sí siempre lo más importante.
•Utilidad: Si la reunión se podría reemplazar con un mail, mandar el mail. Que siempre sirva para algo.
•Moderador: Debe haber siempre una persona responsable de hacer cumplir la agenda y los tiempos, administrar el uso de la palabra y garantizar el buen clima de trabajo.
•Acta/Resumen: Debe haber una persona, distinta del moderador, que se ocupe de redactar lo conversado. Todo lo que definan tiene que quedar por escrito y accesible. Sugerimos tener una carpeta en Google Drive donde creen un documento editable para cada reunión. Ahí van a cargar inicialmente la agenda y, durante el encuentro, incorporar lo que se vaya conversando y decidiendo, así como también los pendientes para las siguientes reuniones.

Un extra muy bueno son las “reglas para reuniones”, o sea, una serie de acuerdos que pautan entre todos para poder tener reuniones efectivas. Algunos ejemplos:
•Respetamos los tiempos
•No usamos el espacio para hacer catarsis ni contar anécdotas
•Escuchamos sin interrumpir
•Nos adecuamos a la consigna o el objetivo de cada espacio

Estas reglas son particularmente útiles para evitar que alguien se ofenda cuando se le pide que no se vaya de tema o que redondee la idea.

¡Esperamos que les sirva esta información!